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Sicherheitsmanagementsystem

Organisierte Professionalität an Sprungplätzen und in Vereinen mit SMS

Alle wünschen sich Sicherheit im Fallschirmsport, auch und gerade der DFV als von öffentlicher Stelle beauftragter Sportverband. Daher haben wir gemeinsam mit einem Experten das Sicherheits­management­system (SMS) entwickelt.

TopThema 2015

Die Förderung eines professionellen Sicherheitsmanagement an Sprungplätzen war "TopThema" 2015 des DFV. Dabei steht für den Verband jeweils ein wichtiges Einzelthema für ein Jahr — oder auch mal zwei — im Fokus. 

alle TopThemen des DFV

Sicherheit will organisiert sein

Sicherheit ist nicht nur das Ergebnis besonnenen Handelns einzelner Akteure, also der Springer und des Funktionspersonals, sondern will insbesondere dort organisiert werden, wo mehrere Menschen zusammenarbeiten, also an den Sprungplätzen und in den Vereinen. Wie man diese Zusammenarbeit aktiv, systematisch und effizient managen kann, indem man ein Sicherheits­management­system (SMS) etabliert, wurde im Sommer 2014 im Süden der Republik vorbildlich unter Beweis gestellt. Und nachdem der verantwortliche Experte Michael Kunz auf der InSiTa im November in Schweinfurt eindrucksvoll darüber referierte, waren sich DFV-Präsidium und Delegierte am Folgetag schnell einig: Das soll, ja das muss das Top-Thema 2015 sein, um die Sicherheitsstandards möglichst flächendeckend zu erhöhen.

Die Berichterstattung zum Top-Thema 2015 im FFX startete mit einer Skizze des Projekts in Freiburg. Die ungekürzte Originalfassung des Textes ist im Folgenden nachzulesen.

Des weiteren stellen wir hier dar, wie die Erfahrungen auf andere Plätze – gewiss nicht 1:1, so doch prinzipiell – übertragen werden können und welche Tools der DFV hierzu bereitstellen kann. Der Einstieg erfolgt mit Hilfe eines Fragebogens, den möglichst mehrere Verantwortliche eines Sprungplatzes beantworten sollten, damit ein gleichermaßen differenziertes wie repräsentatives Selbstbild über den Organisationsstatus entsteht. Zur Bearbeitung des Fragebogens gelangt man aus Autorisierungsgründen über das Vereins-Login hier auf der Webseite, die eigentliche Beantwortung erfolgt dann aber auf einer externen Plattform und somit für den DFV unsichtbar. Denn der Verband hat sehr wohl ein Interesse daran, dass sich viele beteiligen, nicht aber daran, was en detail an den einzelnen Plätzen und Vereinen zu geschehen hat.

Ein Vereinsbetrieb wird zur professionellen Dropzone und entwickelt mit 5 wichtigen Fragen ein Sicherheits­management­system

von Michael Kunz (FFX 1/2015)

Sicherheit mit System

Fallschirmspringen ist eine sichere Sportart! Technisch fortschrittliche Ausrüstung und eine gute Ausbildung machen es möglich. Und wenn dann doch einmal etwas passiert, dann liegen die Gründe hierfür oftmals im persönlichen Verhalten des einzelnen Springers.

Im kleinen Vereinssprungbetrieb sind die Abläufe meistens übersichtlich und die beteiligten Springer, sowie notwendiges Funktionspersonal oft an zwei Händen abzuzählen. Die Sicherheit wird hier tatsächlich maßgeblich vom einzelnen Springer beeinflusst. Aber wie sieht es im etwas größeren Maßstab, bei Sprungevents oder auf dem professionellen Platz aus?

Vereinsvorstände und Betreiber tragen Verantwortung

Die Vereinsvorstände, sowie Geschäftsführer und Betreiber der Sprungplätze und Sprungschulen tragen eine hohe Verantwortung. Können sie dieser in der praktischen Umsetzung auch gerecht werden? Diese und ähnliche Gedanken haben sich zu Beginn der Sprungsaison 2014 auch Ingo Müller, Vorstand im Skyhigh Fallschirmsportclub Eschbach e.V. und Robin Schimmele, Geschäftsführer der Air Adventures GmbH gemacht.

Skyhigh ist in der Springerszene spätestens seit der Austragung der Deutschen Meisterschaften 2003 ein Begriff und jeder, der hier bereits ein Sprungwochenende verbracht hat, weiß die tolle Lage und Ausstattung des Platzes am ehemaligen Luftwaffenstützpunkt in Bremgarten nahe der A5 südlich von Freiburg zu schätzen. Aus einem mehr oder minder regelmäßigen Wochenendsprungbetrieb aus der vereinseigenen Cessna und gelegentlichen Boogies bei Skyhigh wurde in Kooperation mit der Air Adventures GmbH seit dem Sommer 2013 ein absolut professioneller Sprung- und Ausbildungsbetrieb. Wo bislang eine an zwei Händen abzählbare Springerschar ihrem Hobby frönte, wurde ein stets gut besuchter Betrieb und die fest stationierte Pilatus Porter schaufelt ein Load nach dem Anderen in den Himmel. Der Verein feierte bereits im Herbst 2013 das 100te Mitglied, und zahlreiche Gastspringer nehmen das vielfältige Angebot am Platz wahr. Dazu boomt das Tandemgeschäft, die Freefly Szene wächst stetig und das Wingsuit Competence Center veranstaltet ein gelungenes Themencamp nach dem anderen. Im Manifest, bei den Sprunglehrern, Helfern in der Ausbildung, Sprungdienstleitern, Piloten, Tandemmastern, Packern und an der Theke geben Festangestellte, Freelancer und Ehrenamtliche täglich ihr Bestes, um den Betrieb so reibungslos und attraktiv wie möglich zu gestalten.

Klarheit schaffen in einer Bestandsaufnahme

Um Klarheit zu schaffen, haben sich Ingo Müller und Robin Schimmele externe Unterstützung geholt. Warum ein Externer? Jeder kennt das. Wenn man mittendrin steht, dann sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Ein kompetenter Außenstehender kann sich im Rahmen einer gezielten Bestandsaufnahme und mit den richtigen Fragen ein umfassendes Bild verschaffen, ohne von Betriebsblindheit oder falschem Stolz gehemmt zu sein. Die Wahl fiel auf den freiberuflichen Managementberater Michael Kunz. Dieser hat selbst Sprungerfahrung und kann als ehemalige Führungskraft und Leitender Angestellter im Management eines internationalen Industrieunternehmens auf einschlägige Erfolge im Aufbau von Organisationen und im Sicherheits- und Notfallmanagement zurückblicken.

Kurzerhand wurde also eine Auswahl repräsentativer Funktionsträger zusammengebracht. Michael Kunz konfrontierte die Funktionsträger mit verschiedenen Szenarien im Sprungbetrieb und simulierte so typische Abläufe. Dann wurde gemeinsam ausgewertet, wie die Testpersonen jeweils reagiert hätten. Das Ergebnis war eindeutig und der dringende Handlungsbedarf auch: Jeder hatte eine (für sich) mehr oder minder klare Vorstellung von Zuständigkeiten, Abläufen und vom eigenen Beitrag zu den typischen Situationen im regulären Betrieb oder auch im Notfall. Alle sind absolut motiviert und engagiert. Doch in der Gesamtbetrachtung wirkten die Einzelnen völlig unklar, nur bedingt strukturiert und teilweise sogar gegensätzlich im Handeln. In besonderen Fällen hinge das jeweilige Ergebnis also stark vom jeweils individuellen Verhalten und Rollenverständnis des Einzelnen ab.

Diese Erkenntnis ist kein Einzelfall und kann bei offener und ernsthafter Auseinandersetzung mit dem Thema sicher auch an zahlreichen anderen Plätzen beobachtet werden. Wichtig ist nun, dass das Kernproblem erkannt und gehandelt wird. Wenn wir mit diesem Beitrag nun einen Anstoß geliefert haben, dann steht einer Verbesserung nichts im Wege. Was ist nun zu tun und wie sieht die Lösung aus?

Die Lösung heißt: Sicherheits­management­system

Ein geeignetes Managementsystem kann wesentlich dazu beitragen, dass das Sicherheitsniveau am Platz spürbar deutlich steigt, weil es alle Maßnahmen zur Klarheit in den Zuständigkeiten, Abläufen und Einrichtungen liefert. Zugleich gibt es der Leitung das notwendige Instrumentarium an die Hand, um auf unvorhergesehene Abweichungen zu reagieren. Im Ergebnis hält das System selbst alle Werkzeuge bereit, mit denen die Menschen in der Organisation arbeiten können. Und das ist das Wesentlichste, denn das System muss in aller erster Linie pragmatisch aber keinesfalls bürokratisch sein.

5 wichtige Fragen, die sich nach Ansicht des Management­beraters Michael Kunz jeder Sprung­platz­betreiber zu seiner Organisation stellen sollte

  • Ist in unserem Sprungbetrieb die Verantwortung für alle klar geregelt? Kennt jeder seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung und die wesentliche Funktion der Anderen?
  • Sind alle wichtigen Abläufe im regelmäßigen Sprungbetrieb so klar strukturiert und beschrieben, dass sich auch ein Neuer schnell den Überblick verschaffen kann?
  • Sind wir für eventuelle Notfälle gut vorbereitet und voller Vertrauen, dass auch bei einem Unfall jeder genau weiß, was zu tun ist?
  • Unsere Sprungbetriebsleitung legt großen Wert auf ein hohes Sicherheitsbewusstsein bei allen am Sprungdienst beteiligten. Ist dies für alle präsent und verbindlich? Woran spüren unsere Springer, dass wir großen Wert auf einen sicheren Betrieb legen?
  • Sind wir eine lernende Organisation, auch wenn wir heute bereits sehr gut sind? Verbessern wir uns weiterhin stetig und haben wir Möglichkeiten geschaffen, dass uns gute Ideen oder konstruktive Kritik in der Leitung erreichen und umgesetzt werden?

Wer diese fünf Fragen mit einem aufrichtigen „Ja sicher!“ beantworten konnte, hat ein Sicherheits­management­system, das funktioniert. Alle anderen haben Handlungsbedarf!

Wie umsetzen? Pragmatisch nicht bürokratisch!

Sofort sichtbar ist die Veränderung am Sprungplatz anhand einer „Sicherheitsecke“ im Clubheim, zu der jeder Zugang hat. Neben der Notfallausrüstung (Erste Hilfe Kasten, Feuerlöscher, Telefon) befinden sich dort in einem Dokumentenfächer an der Wand auch alle wichtigen Unterlagen (Betriebsanweisungen und Checklisten). Diese sind für jeden zu jeder Zeit einsehbar und nachlesbar. Doch nun der Reihe nach: Bei Skyhigh und Air Adventures war schnell klar, dass das Sicherheitsmanagement in erster Linie eine Verantwortung und Aufgabe der Sprungplatzleitung ist. Gemeinsam mit dem Berater wurde also Klarheit in der Betriebsorganisation geschaffen. Die wichtigen Funktionsträger erhielten eine schriftliche Übertragung von Verantwortung (z.B. für den Leiter des Ausbildungsbetriebes) beziehungsweise eine Aufgabenübertragung (z.B. für Sprungdienstleiter, Lehrer, etc.), aus welcher der Umfang und die wesentlichen Aufgaben klar hervorgehen. Dann wurden wichtige Abläufe erarbeitet und zusammenfassend und übersichtlich in Form von Betriebsanweisungen beschrieben. Der Mindestumfang der Dokumentation umfasst dabei das allgemeine Notfallmanagement sowie das Notfallmanagement im Sprungbetrieb. Darüber hinaus wurden weitere Abläufe, wie zum Beispiel die der Sprungdienstleitung oder der Aufnahme von (Beinahe-)Unfällen beschrieben. Bestimmte Betriebsanweisungen sind Teil der Aufgabenübertragung. Zudem stellen diese Dokumente die Grundlage für eine regelmäßige Unterweisung des Personals, mindestens jährlich vor Beginn der Sprungsaison, dar. Ein neu etablierter Sicherheitsausschuss tritt zweimal jährlich unter Leitung der Geschäftsführung zusammen. Vertreter der wichtigsten Funktionen im Betrieb beraten dann über weitere Verbesserungen in der Sicherheit und sorgen für den praktischen Nutzen der getroffenen Maßnahmen. Wichtiger Tagesordnungspunkt ist zum Beispiel die Auswertung der Beinaheunfälle am Platz. Hieraus lassen sich wichtige Erkenntnisse ableiten. Und mal ehrlich: Kennen wir das nicht alle? Spätestens wenn es dann doch passiert ist, haben wir das Gefühl, dass es bis dahin doch einfach schon zu oft gerade nochmal gutging. Das Rückgrat des neuen Sicherheits­management­systems bilden nun drei zentrale "Sicherheitsordner“  (Betriebsorganisation, Betriebsordnung und Ausbildungsbetrieb). Die Verantwortlichen in der Betriebsleitung haben damit nicht nur eine wichtige zentrale Dokumentation insbesondere der wesentlichen rechtlichen Grundlagen Ihres Betriebes, sondern auch einen Roten Faden für Entwicklung Ihrer Organisation und Ihres Sicherheits­management­systems.

Fazit zum Praxistest

Ein Sicherheits­management­system schafft Klarheit und noch mehr Vertrauen in einen sicheren Sport. Es muss nicht immer kompliziert und bürokratisch sein. Vielleicht denkt der ein oder andere Betreiber spätestens jetzt an ähnliche Fragen wie zuvor auch Robin und Ingo und nutzt die frischen Eindrücke und Erfahrungen aus der laufenden Saison zur Gestaltung seines eigenen Sicherheits­management­systems. Fragen zur praktischen Umsetzungen und zum Nutzen beantworten Euch gerne die Experten am Sprungplatz in Bremgarten: Ingo Müller von Skyhigh (www.skyhigh-ev.de), Robin Schimmele bei Air Adventures (www.tandemspringen.tv) oder Michael Kunz (www.mk-lean.de).

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